Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt erklärt
Eine korrekte Nebenkostenabrechnung zu erstellen, ist für viele Vermieter eine große Herausforderung. Mit der richtigen Vorgehensweise und allen wichtigen Informationen zur Hand wird diese Aufgabe jedoch deutlich einfacher. In diesem Ratgeber erfährst du, worauf es bei der Erstellung einer rechtssicheren Nebenkostenabrechnung ankommt.
Die Bedeutung einer korrekten Nebenkostenabrechnung
Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist eine wichtige Pflicht für Vermieter. Sie dient der transparenten Darstellung aller angefallenen Betriebskosten und deren Verteilung auf die Mieter. Eine fehlerhafte Abrechnung kann zu rechtlichen Problemen und Unstimmigkeiten mit den Mietern führen.
Gesetzliche Fristen beachten
Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zugestellt werden. Wird diese Frist versäumt, verfällt der Anspruch auf Nachzahlungen. Der übliche Abrechnungszeitraum entspricht dem Kalenderjahr, kann aber auch anders vereinbart werden.
Umlagefähige Kosten identifizieren
Nicht alle Kosten dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Zu den umlagefähigen Kosten gehören:
- Grundsteuer
- Wasserversorgung und Entwässerung
- Heizung und Warmwasser
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Hausmeisterdienste
- Gebäudeversicherung
Korrekte Anwendung der Verteilerschlüssel
Die Betriebskosten werden nach verschiedenen Schlüsseln auf die Mieter verteilt. Üblich sind:
- Nach Wohnfläche
- Nach Personenzahl
- Nach Verbrauch (bei entsprechender Erfassung)
Der verwendete Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag festgelegt sein.
Erforderliche Unterlagen zusammenstellen
Für eine vollständige Abrechnung benötigst du:
- Alle Rechnungen und Belege des Abrechnungszeitraums
- Mietverträge mit den vereinbarten Vorauszahlungen
- Verbrauchsabrechnungen
- Aufzeichnungen über Mieterwechsel
Detaillierte Kostenaufstellung vornehmen
Jede Kostenposition muss einzeln aufgeführt und nachvollziehbar dargestellt werden. Dabei sind die Gesamtkosten, der Verteilerschlüssel und der auf den einzelnen Mieter entfallende Anteil anzugeben.
Vorauszahlungen berücksichtigen
Die geleisteten Vorauszahlungen des Mieters werden mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet. Daraus ergibt sich entweder eine Nachzahlung oder ein Guthaben für den Mieter.
Häufige Fehlerquellen vermeiden
Typische Fehler bei der Nebenkostenabrechnung sind:
- Falsche Zuordnung von Kosten
- Fehlerhafte Berechnung der Verteilerschlüssel
- Unvollständige Angaben
- Verspätete Zustellung
- Fehlende Erläuterungen zu den Berechnungen
Nächste Schritte nach Fertigstellung
Nach Erstellung der Abrechnung solltest du:
- Eine gründliche Prüfung durchführen
- Die Abrechnung rechtzeitig zustellen
- Alle Belege für mögliche Nachfragen aufbewahren
- Nachzahlungsfristen kommunizieren